Ключи от объектов, в которых чаще всего сотрудники отсутствуют, но существует необходимость на время их отсутствия сдачи их под охрану, необходимо хранить в пеналах. С ним процесс контроля и сдачи значительно упрощается. В таком пенале хранятся ключи от охраняемых помещений и объектов, которые после закрытия сдаются на пункт охраны, а это в свою очередь фиксируется в журнале учета. При необходимости вскрытия объекта пенал с ключами передается ответственному сотруднику с записью в учетной книге, таким образом, соблюдая охранный режим предприятия. Все пеналы для ключей в свою очередь должны соответствовать требованиям эргономичности. Иными словами ключи в пенал должны удобно вкладываться и, наоборот, извлекать обратно. В некоторых моделях предусмотрена необходимость опечатывания ключниц, для этого в них существует выемка на крышке для помещения в неё специального пластилина, также она оборудована необходимой прорезью под шпагат. Опечатывание пенала предохраняет от несанкционированного доступа к охраняемым помещениям и объектам, ведь для вскрытия пенала нужно открыть крышку, тем самым нарушая целостность печати.
Как правило, при не маленьком количестве охраняемых помещений тубус для ключей маркируется, например, проставляется номер объекта. При сдаче тубуса на пункт охраны он ставится в необходимую ячейку с соответствующим номером или буквенным знаком. Это максимально упрощает процесс сдачи, хранения и приема ключей.
Для хранения даже самого маленького количества тубусов нужно иметь необходимую конструкцию. Самым приемлемым вариантом такой конструкции являются пенальницы по специально изготовленным проектам. Эти шкафы оснащены ячейками для практичного и экономичного хранения пеналов, их удобной установки и извлечения. Шкаф для хранения ключей в тубусах или пеналах представляет собой конструкцию из железа, окрашенную порошковой краской. Внутри находятся дверцы, оснащенные особыми отверстиями для расположения в необходимом порядке пеналов с ключами. Пенальницы изготавливаются на двадцать, тридцать, сорок, пятьдесят пеналов или по специальному заказу покупателя. При необходимости пенальницы можно оснастить ручкой для переноски. Дверцы шкафа закрываются на замок почтового типа, что предотвращает опасность несанкционированного доступа к пеналам. Подвижная дверца оснащена крючками для размещения ключей с бирками вне пеналов. Существует несколько видов пенальниц — напольная и обычная пенальница использующаяся на столе, или прикрепленная к стене за счет специальных креплений на задней панели.